Política de Privacidad

1. Quiénes somos

Alkia SpA, RUT 78.469.837-8, con domicilio en Temuco, Región de La Araucanía, Chile, opera la plataforma Alkia, un servicio de asistentes virtuales con inteligencia artificial para WhatsApp dirigido a empresas.

Contacto para materias de privacidad: soporte@alkia.cl

2. Los dos roles en que tratamos datos

Para entender esta política es clave distinguir dos situaciones:

a) Datos de nuestros Clientes (las empresas que contratan Alkia). Respecto de los datos de contacto, facturación y uso de la plataforma de nuestros Clientes y sus usuarios administradores, Alkia actúa como responsable del tratamiento.

b) Datos de los clientes finales de nuestros Clientes. Cuando una persona conversa con el asistente virtual de un negocio que usa Alkia, los datos de esa conversación (nombre, teléfono, contenido de los mensajes, citas o pedidos) son tratados por Alkia por cuenta y bajo las instrucciones del negocio. En esa relación, el negocio es el responsable del tratamiento y Alkia actúa como encargado (mandatario). Las solicitudes de derechos sobre esos datos pueden dirigirse al negocio con el que la persona conversó, o a Alkia, que las canalizará al responsable.

3. Qué datos tratamos

De nuestros Clientes (rol responsable):

• Identificación y contacto: nombre, razón social, RUT, correo, teléfono.
• Datos de facturación y pagos (procesados a través de pasarelas de pago; Alkia no almacena números de tarjeta).
• Datos de configuración del negocio: servicios, precios, horarios, catálogos.
• Datos de uso de la plataforma: registros técnicos, métricas de conversaciones.

De los clientes finales de nuestros Clientes (rol encargado):

• Número de teléfono de WhatsApp y nombre de perfil.
• Contenido de las conversaciones con el asistente virtual.
• Datos entregados durante la conversación para gestionar citas, reservas o pedidos: nombre, dirección de entrega, correo electrónico, fechas y servicios solicitados, y RUT u otros datos de identificación cuando el agendamiento o la gestión del servicio solicitado lo requiera.
• Archivos multimedia enviados a la conversación, cuando aplique.

Datos sensibles / datos de salud: cuando el negocio que usa Alkia pertenece al rubro de salud (por ejemplo, centros de imagenología), las conversaciones pueden contener datos relativos a la salud (por ejemplo, el tipo de examen que una persona desea agendar). Estos datos: (i) se tratan exclusivamente para gestionar la atención solicitada por la propia persona; (ii) no se utilizan para otros fines ni se comparten con terceros distintos de los proveedores tecnológicos necesarios para prestar el servicio; (iii) reciben las medidas de seguridad descritas en la sección 7. El asistente solicita únicamente los datos necesarios para gestionar la atención requerida por la propia persona.

4. Para qué usamos los datos (finalidades)

• Prestar el servicio contratado: operar los asistentes virtuales, gestionar citas, reservas y pedidos, y derivar conversaciones a atención humana.
• Gestionar la relación comercial con nuestros Clientes: soporte, facturación, comunicaciones operativas.
• Seguridad y continuidad: prevención de abuso, límites de uso, respaldos.
• Mejora del servicio, sobre la base de métricas agregadas de funcionamiento.
• Cumplimiento de obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los utilizamos para publicidad de terceros.

5. Con quién compartimos datos (destinatarios y encargados)

Para prestar el servicio, Alkia utiliza proveedores tecnológicos que tratan datos por cuenta de Alkia, bajo sus propios compromisos de seguridad y protección de datos:

Esto implica transferencias internacionales de datos. Alkia selecciona proveedores que ofrecen garantías contractuales y estándares de seguridad reconocidos internacionalmente.

Además, los datos podrán comunicarse a autoridades competentes cuando una norma legal lo exija.

6. Plazos de conservación

• Contenido de conversaciones: se conserva mientras la cuenta del Cliente esté activa, para dar continuidad y contexto a la atención, con un máximo de 6 meses desde el último mensaje de la conversación.
• Archivos multimedia: 30 días desde su recepción, tras lo cual se eliminan.
• Datos de citas y pedidos: mientras la cuenta del Cliente esté activa y por los plazos necesarios para fines contables y tributarios.
• Datos de facturación: por los plazos exigidos por la normativa tributaria chilena.
• Respaldos técnicos: hasta 30 días.
• Al término del contrato con un Cliente, sus datos y los de sus clientes finales se eliminan o anonimizan dentro de 30 días, salvo obligación legal de conservación.

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas, entre ellas: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), control de acceso por roles al panel, almacenamiento de archivos en repositorios privados con acceso mediante enlaces firmados de duración limitada, aislamiento lógico de los datos de cada Cliente, respaldos periódicos, y registro de actividad del sistema. Ningún sistema es infalible; en caso de una vulneración de seguridad que afecte datos personales, actuaremos conforme al deber de notificación previsto en la normativa aplicable.

8. Derechos de las personas

De acuerdo con la legislación chilena de protección de datos personales, las personas titulares de datos tienen derecho a solicitar:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación de datos inexactos o incompletos.
• Supresión (eliminación) de sus datos, cuando corresponda.
• Oposición al tratamiento y portabilidad, en los términos que establece la ley.

Cómo ejercerlos: escribiendo a soporte@alkia.cl desde el correo o número de teléfono asociado a los datos, indicando el derecho que desea ejercer y el negocio con el que conversó (si aplica). Responderemos dentro de los plazos legales. Si la solicitud recae sobre datos tratados por cuenta de un negocio Cliente, la canalizaremos a dicho negocio y colaboraremos en su respuesta. También puede consultarse la página alkia.cl/eliminacion-de-datos para el procedimiento específico de eliminación.

Las personas también tienen derecho a reclamar ante la autoridad de protección de datos personales que establece la ley.

9. Cookies y sitio web

El sitio alkia.cl utiliza únicamente cookies técnicas necesarias para su funcionamiento. Si en el futuro se incorporan herramientas de analítica, esta política se actualizará indicando el proveedor y su finalidad.

10. Menores de edad

La Plataforma está dirigida a empresas. Los asistentes virtuales no están diseñados para recopilar deliberadamente datos de menores de 14 años. Si un responsable detecta un tratamiento indebido de datos de un menor, puede solicitarnos su eliminación en soporte@alkia.cl.

11. Cambios a esta política

Podremos actualizar esta política para reflejar cambios normativos o del servicio. Publicaremos la versión vigente en alkia.cl/privacidad indicando su fecha de actualización, y notificaremos a nuestros Clientes los cambios sustanciales.